Dokümanlarda Kullanım Hakkı Kontrolleri Nedir Ne Anlama Gelir?

Kurumların büyümesi genellikle ağ yapılarının gelişmesi ve organizasyonların da bütün dünya geneline kadar yaygınlaşması ile birlikte ortak arşivlerin kullanımları ve doküman yönetimi sistemlerin de her yerde ve anında paylaştırılması gündeme gelmektedir. Fiziksel olan belgelerin aynı zamanda ve ayrı kişilere paylaştırılması da mümkün olmazken elektronik arşivlerde bu şekillerde bir kısıt söz konusu olmamaktadır. Paylaşım esnasında ise çok önemli bir soru ortaya çıkmaktadır ve bir doküman birden fazla olan kişilerdeyse eğer hangisinin yaptığı değişiklik geçerli olmaktadır bunun için de kullanım kontrolü mekanizması uygulanmalıdır. Orta ya da büyük ölçekli olan kurumlar doküman yönetimi alanlarında kendi içerisinde bir belge akışları ya da iş akışı sistemlerini bulundurmak zorunda olmaktadır. Ayrıca bütün kurumlarında da kendi içerisinde tanımlı olan belirli iş akışları doküman yönetim sistemlerinin de kullanıcılara sunması gereken temel özelliklerinden bir tanesi olarak hizmet vermektedir.

Bir kurum için evraklar ve içerisinde olan bilgiler ise her zaman için son derece önemli bir yere sahip olmaktadır. Bu sebeplerden dolayı da bütün bu belgelerin arşivlere kardırılana kadar ki durumları her zaman an be an kaydedilmesi mutlaka gerekmektedir. Doküman yönetimi alanlarında da bu gerekli olan bütün bilgiler sorgulandığında mutlaka görüntülenebilmelidir. Bu şekillerde ise herhangi bir anda kimlerin, ya da hangi belgeler üzerinden ne işlemler yapıldığı bilgileri kısa sürede rapor olarak alınabilmektedir.